Mes journées organisées

Nous avons vu depuis le début de nombreux concepts différents, il semblait temps pour moi de vous partager dans une journée type comment je fais dans la pratique pour que mes journées soient organisées !

Nous allons partir sur une journée de travail… Pour les journées de vacances c’est évidemment plus détendu !

Je suis salariée, auto-entrepreneuse, blogueuse et info-preneuse. Je souhaite donc tout faire rentrer dans mon agenda, plus du temps pour moi, pour ma fille et mon mari. Beau programme pour chaque journée !

Je me lève le matin vers 6.30-7.00. Au petit déjeuner je profite de ce moment de calme et de tranquillité (le moment de la journée où je suis seule) pour prendre mon temps, réfléchir à ce que je souhaite faire de ma journée et planifier ma journée.

Je note dans un cahier du jour (oui oui comme à l’école) mes 3 objectifs du jour, 2 choses à faire pour moi (en ce moment 5mn d’espagnol et planifier ce que je vais manger dans ma journée, en ce moment je compte mes calories), et surtout, surtout, je planifie à peu près, heure par heure, ce que j’ai d’obligatoire dans ma journée : mes rendez-vous pro, les activités de ma fille (gym, équitation et escalade) et mes 3 objectifs journaliers.

Cela me permet de ne rien oublier ensuite et de vérifier que tout va rentrer, mais aussi de voir quand je pourrais faire du temps masqué !

Je suis en train de tester le M3 journal je vous en parlerai prochainement !

Je place systématiquement l’objectif le plus dur, le plus compliqué en premier dans ma journée. C’est essentiel pour deux raisons, une fois fait, et bien, si votre journée dérape, vous aurez la sérénité de vous dire que vous avez fait une tâche importante et urgente au moins dans votre journée et dès que vous commencez à travailler, vous êtes plus frais, plus concentré et plus motivé si c’est la première action de la journée.

Ensuite je réveille ma fille et m’assure qu’elle déjeune, se prépare et a toutes ses affaires pour la journée (journée de piscine, sorties scolaires, …), mais nous y reviendrons en fin de journée.

Ensuite c’est parti pour une journée de travail pour tous.

Durant ma journée je m’assure périodiquement que mes différentes tâches avancent et je les « stabilote » sur mon cahier du jour. J’aime voir les tâches qui avancent.

A midi, petite lunch box préparée avec amour par moi 😉 et petit passage au centre commercial pour faire des courses ou parfois pour une simple balade.

En fin de journée au travail, je fais un point des tâches accomplies et de ce qui n’a pas avancé, et j’organise la journée du lendemain.

De manière générale, j’anticipe beaucoup, je regarde régulièrement ce que j’ai à faire la semaine prochaine. Cela me permet de vérifier si je dois lire ou préparer quelque chose et de la planifier à faire dans mon agenda.

J’ai fusionné tous les agendas dans un même agenda, comme cela plus de raison de prendre un rendez-vous perso à un moment où vous avez un rendez-vous pro, ou deux rendez vous perso en même temps ! Si si, que celui à qui cela n’est jamais arrivé me jette la première pierre 😉 .

Le soir, comme je suis adepte du batch-cooking et bien j’ai d’avance de nombreux plats déjà fait que j’accommode avec des légumes déjà préparés.

Je vide tous les sacs, toutes les gourdes d’eau, pour y remettre eau et gouters pour le lendemain.

Les vêtements sont prêts à la semaine, donc je n’ai pas besoin de m’en préoccuper.

Un coup d’oeil sur le planning du lendemain et il me suffit de mettre devant la porte les sacs prévus pour chaque activité.

Après le dîner, il ne me reste plus qu’à pointer ce qui a été fait ou non sur cette journée, regarder un film ou une série en famille ou travailler sur une formation pour mon auto-entreprise.

Cette routine me permet d’atteindre tous mes objectifs et même souvent de les dépasser.

Chacun doit s’organiser une routine bénéfique et qui soutient ses propres projets. Elle doit être à votre image, ni trop draconienne, ni trop souple (je compte sur vous).

N’hésitez pas à me laisser un petit commentaire et à vous abonner à mon blog.

A bientôt !

Le Mind Mapping un allié pour l’organisation

Cliquez ici pour découvrir la technique de Mind Mapping pour s’organiser, synthétiser et apprendre.

Je vais vous parler du Mind Mapping que j’utilise maintenant depuis plusieurs années.

C’est quoi le Mind Mapping ?

Mind Mapping ou autrement dit l’usage de la carte mentale. Elle permet sur une même feuille de papier d’être organisé, structuré autour d’un projet, et en même temps de laisser libre court à sa créativité puisque toutes les branches de votre mind map n’ont pas besoin d’être toutes exploitées en même temps. Certaines peuvent être des idées pour plus tard.

Je l’utilise dans toutes les sphères de ma vie, personnelle comme professionnelle.

Comment s’y prend on ?

Il existe des supports différents: papier, applications, logiciels prévus pour cela. J’avoue une passion pour le papier, mes Mind Map sont donc dessinés à la main. Dans mon travail lorsqu’il faut quelque chose de plus académique, j’utilise un logiciel prévu pour cela: MindJet, XMind et Visio. Mais pour être très honnête, powerpoint et ses formes feront le même travail avec un peu moins d’ergonomie…

On place au centre l’objet du Mind Mapping. Nous allons prendre un exemple. Je réalise des formations dans des entreprises, souvent en déplacement, je ne dois rien oublier de toute ce qui me sera directement ou indirectement nécessaire lors de cette formation.

C’est aussi valable pour l’organisation de l’anniversaire de choupette et ce qu’il vous sera nécessaire d’apporter lors de vos vacances. Ces mind mapping là peuvent être gardés une vie entière, ressortis à chaque vacances, chaque anniversaire, chaque formation.

Donc revenons à nos moutons, au centre vous placez votre sujet, ici mes formations. Ensuite vous laissez libre court à vos pensées en réfléchissant au sujet, moi ce qui me vient c’est : quel matériel je veux fournir à mes clients, comment je vais leur valider leur formation, comment je vais me connecter à la salle, quel matériel me faut il pour leur faire faire des exercices et quelles douceurs, autrement dit quelle nourriture saine je vais leur proposer pour rester efficace toute la journée… Et pour chacun de ses items, j’y note la liste associée. Voila à quoi cela ressemble:

exemple de Mind Map

Ce Mind Map est de rang 2, c’est à dire que sous le sujet il y a deux niveaux mais il est possible de descendre en rang 3. Je ne vous conseille pas de descendre en dessous, cela devient vite brouillon.

Vous voyez c’est assez simple en faire. Avec une Mind Map on oublie moins de choses. Parfois je les fais sur un bout de papier trouvé dans mon sac ou je les dessine sur ma tablette vite fait quand les idées me viennent. Elles n’ont pas besoin d’être belles, même si les créatifs qui me lisent vont se régaler.

Lorsque les idées ne vous viennent pas facilement il est possible de commencer les rang 1 par: Qui ? Quoi ? Quand ? Comment ? Où ? ou par les éléments du diagramme d’Ishikawa: Matière, Main d’Oeuvre, Milieu, Méthode, Matériel…

Plus vous pratiquerez et plus vous serez à l’aise avec la méthode.

Autre avantage de la méthode ?

La synthétisation et l’apprentissage

Pour ceux d’entre vous qui vous formez, aimez le développement personnel ou ceux qui ont des enfants au collège-lycée, le Mind Map est une formidable technique d’organisation, on l’a vu, mais aussi de synthèse et d’apprentissage. En effet le fait de synthétiser les apprentissages sur la carte permet d’ancrer les savoirs profondément dans le cerveau. Le fait de dessiner ces apprentissage sur une carte et de visualiser la carte permet de renforcer les connexions du cerveau pour une meilleure restitution des savoirs.

Le brainstorming

Autour de mon sujet, je peux avoir de nombreuses idées y compris un peu folles, ou hors de ma zone de confort… Je trace alors une marque de rang 1 avec cette idée. Il n’y a rien derrière pour le moment mais je la garde précieusement. Souvent quelques mois plus tard ou parfois année, je suis mature pour travailler ce sujet et je n’ai pas oublié cette idée en la notant.

Conclusion

Formidable outil d’organisation, de synthétisation et d’apprentissage, essayez le très vite!

Qu’en pensez vous ? Ecrivez moi en commentaire votre prochain sujet de Mind Map !

Trello l’application pour ne plus jamais rien oublier

Je dois absolument remercier Simon Cavé l’auteur du blog Everlaab! Tout d’abord pour la grande qualité de ses articles (ça c’est entre nous!). Pour savoir écrire des articles qui me font progresser en organisation (ce que j’ai de plus en plus de mal à trouver, puisque j’ai un peu près tout lu du sujet et tout testé). Pour avoir inventé la formation: Master en efficacité et en productivité, que je dévore depuis quelques jours. Voila c’est fait! Il fait parti de ces blogueurs qui donnent un contenu de fou et sans que vous ne soyez encore passés par la case « paiement ». Cela devient très rare! (Et une fois que vous êtes passé par la case paiement, et bien c’est un contenu de fou aussi! 🙂 ).

Dans sa newsletter à laquelle je suis abonnée, il dévoile un trésor: Trello.

J’avoue que je ne connaissais pas cette application permettant de noter l’ensemble de ses actions à faire. J’en étais encore à mes carnets (J’ADORE les carnets à inscriptions ils disent mon humeur et mes envies, mais ils pèsent lourds dans mon sac) et à ma to do list informatique, statique et peu malléable.

Que l’on soit adepte de la méthode GTD, de la méthode ZTD, un cador en organisation ou tout simplement débutant dans ce domaine, et en recherche de s’améliorer, Trello est fait pour vous. Cette application est d’une facilité déconcertante!

Vous pouvez créer un tableau général avec vos projets ou un tableau par projet en cours:

Une fois à l’intérieur d’un projet vous pouvez l’organiser comme vous le souhaitez en sous projet et carte (c’est le nom pour une action).

Vous pouvez définir des date limites de réalisation, vous pouvez les prioriser, pour ma part j’utilise: rouge important/urgent; orange important/non urgent; vert non important/urgent à déléguer; de la matrice d’Eisenhower.

Chaque action peut être déplacée, exemple: lundi je dois retravailler la convention de coaching, elle est en orange donc importante/non urgente, je n’ai pas le temps de la faire aujourd’hui? Et bien, je la glisse dans le bloc « mardi » et je change la date limite à mardi 29.

Je peux ainsi décider quelles sont mes 3 actions obligatoires de la journée puis archiver les actions faites.

En quelques jours, c’est devenu mon outil de pilotage de mes différentes activités. Exit la procrastination (oui oui cela existe aussi chez les spécialistes de l’organisation de temps en temps). Je peux ainsi rester focus sur mes journées.

Quelques possibilités que je n’utilise pas? La possibilité de partager avec une équipe et donc de suivre un projet y compris avec les actions que l’on délègue. Ajouter des pièces jointes (limitées à 10Mo en version gratuite) pour les retrouver facilement lorsqu’il faudra travailler dessus ou le déléguer à quelqu’un avec tous les éléments s’y rapportant, je le ferai de temps en temps pour avoir tout sous la main.

Il existe une version business si l’on souhaite aller plus loin mais déjà avec mes 4 activités, je m’en sors très bien avec la version gratuite!

Laissez vous aller et notez y tout ce qui vous préoccupe. Videz votre tête dans cette application pour retrouver une belle sérénité. Trello est tellement facile d’usage et modulable que si au bout de quelques semaines vous souhaitez changer l’organisation de vos tableaux, ce sera facile comme bonjour!

L’effet cumulé

Mon article s’appuie en grande partie sur le livre de Darren Hardy.

L’effet cumulé de Darren Hardy

C’est quoi l’effet cumulé. L’effet cumulé c’est de répéter une petite tâche régulièrement et avec percévérance dans le temps pour qu’elle devienne une grande action de votre vie. Un exemple que j’aime à utiliser? Lire 10 pages d’un livre tous les jours c’est lire 15 à 20 livres par an. Vous voyez comme ce petit pas répété régulièrement donne des résultats?

BON CHOIX + CONSTANCE + TEMPS = RESULTATS

Je l’utilise pour certaines choses:

  • Lorsque la tâche est non urgente mais importante: cela me permet de finir par la réaliser « l’air de rien », 10mn par 10mn dans mes journées.
  • Lorsque la tâche ne m’emballe pas vraiment. La fractionner me permet de la faire plus facilement.
  • Lorsque je veux intégrer une tâche en routine. Car la faire tous les jours permet de l’intégrer comme une nouvelle routine au bout de quelques semaines. Attention 21 jours est un objet de marketing, il faut souvent plus de 21 jours et parfois près d’une année de routine pour en faire une tâche intégrée.
  • Dans des logiques de perte de poids avec mes coachés: chaque semaine on retire un aliment que le coaché se sent capable de retirer et on arrive très vite à une perte de poids quasi sans difficulté 🙂 ou inversement on ajoute 10mn de sport, puis 15 puis 20… Vous aurez compris le principe!

Quels sont les piliers de l’effet cumulé selon Darren Hardy:

Le choix: nous avons déjà vu cette partie, vous pouvez faire un point sur les sujets qui sont importants pour vous, leur mettre une note de 1/10 à 10/10 et décider de comment vous pourriez passer de 4/10 à 5/10, quelle est la prochaine action pour passer à 5. Cela constituera vos choix de vie et les actions associées. Attention à ne pas courir trop de lièvres à la fois, le cerveau n’est pas outillé pour être focus sur plusieurs objectifs!

Les habitudes: se fixer de bonnes habitudes et se détacher des mauvaises. Comme nous l’avons vu, comme il est long d’adopter une nouvelle habitude, il est aussi long de se débarrasser des mauvaises. Donc ne fléchissez pas, accrochez vous, ne lâchez rien! Vous allez tomber, reculer, mais un jour, ça y est, bye bye la mauvaise habitude! Définissez POURQUOI vous faites ce que vous faites et rappelez vous souvent votre pourquoi!

L’élan: Je ne vais pas vous le cacher, cela ne sera pas facile… Au début! C’est comme vouloir pousser une voiture à l’arrêt, d’abord on pousse et rien ne bouge, puis ça bouge un peu et lorsque l’élan est là, la voiture avance presque toute seule (presque…). On impulse un élan et ensuite les routines prennent le relai, qui accélèrent l’élan… Ca y est votre voiture est en route! Vous pouvez noter vos routines sur une feuille avec les jours de la semaine et cocher chaque fois que la routine est faite.

Les influences: média, famille, collègues, vous êtes influencés par votre environnement. Il faudra donc bien choisir vos influences négatives: « mais non tu n’es pas gros », « mais non tu ne peux pas quitter ton job de salarié pour être entrepreneur »… Les personnes cristalliseront leurs peurs sur vous. Il faudra vous en éloigner si nécessaire, temporairement ou définitivement. Mais la bonne affaire, c’est que cela fonctionne aussi dans l’autre sens, toute influence positive va vous donner de l’élan et renforcer votre pourquoi. Choisissez de bons partenaires de vie, d’objectifs, choisissez de bons mentors (des experts du domaine, des personnes qui ont réussi).

L’accélération: un de mes coachs mentor appellerait cela le 110%. Quels sont les domaines où vous pourriez atteindre 110% ou 11/10? En effet, qui a dit que l’on devait s’arrêter à 10/10, un peu de challenge voyons!

Alors que sera votre prochaine action en effet cumulé? N’hésitez pas à les noter en commentaire!

Vous voulez aller plus loin dans le Pouvoir des Habitudes? Suivez cette formation!