Les MUDA

Vous connaissez les MUDA? Peut être pas! C’est un terme japonais qui veut dire « inutile ». Ils sont très souvent recherchés dans des projets LEAN, c’est à dire les projets que l’on regarde à la loupe pour augmenter leur efficacité, on retire tous les MUDA, enfin dans la mesure du possible…
J’y ai été formée il y a quelques mois dans ma profession. Mais je dois dire que cela m’aide beaucoup dans mon quotidien.

J’adore la philosophie Japonaise, dans le cadre de l’organisation, ils ont encore beaucoup à nous apprendre, Marie Kondo en rangement de la maison et Toyota à l’époque avec ses MUDA!

Le MUDA c’est un peu comme une peau de serpent dont on se sépare car elle ne sert à rien!

Le MUDA, c’est une tâche qui n’a pas de valeur ajoutée pour le client du projet. Traduisez en organisation personnelle: « qui n’a pas de valeur ajoutée dans mon projet de vie ».

8 MUDA

La surproduction:

La surproduction, c’est de produire plus que prévu. Par exemple, faire plus de soupe que l’on peut en manger en 4 jours et qui finit à la poubelle. C’est aussi acheter des aliments que personne ne mangera car il n’y avait pas « de demande ». Faire des tâches en double à destination de personnes différentes.

Pour empêcher cela, on planifie à l’avance tout ce qui est planifiable, notamment les repas.

Les stocks inutiles:

Faut il que je donne des exemples? Nos selliers débordent? Nos dressing débordent, parfois de vêtements ou de chaussures que nous ne mettrons peut être jamais? Nos greniers et nos garages débordent? Nos actes dans ce domaine sont souvent dictés par la peur de manquer. On amasse, on entasse, et souvent on oublie que l’on a déjà ce que l’on achète, parfois en plusieurs versions.

Pour empêcher cela, on vide, on range, on classe, chaque chose a une place et on les retrouve plus vite.
On tente de raisonner cette peur de manquer. Nous sommes dans un pays civilisé où on trouve presque tout ce que l’on veut comme on veut, et si c’est fermé, on trouve ce que l’on veut sur internet, on peut même se faire livrer rapidement. Donc, on se détend, et on arrête d’amasser tout ce qui nous fait plaisir et notre porte feuille nous dira merci!

Cela concerne aussi tout ce que nous stockons: facture à payer, notes de frais à se faire rembourser.

On paie donc ses factures à temps et on évite les redressements coûteux, on donne ses notes au services DRH car l’argent est mieux sur votre compte que sur le compte de « joyeuxboulot.com ».

Les déplacements inutiles:

Ma maman disait toujours: « ne pars pas à la cuisine les mains vides! » Elle avait raison, pas de voyages à vide, ils sont inutiles. Je ne quitte jamais une pièce sans quelquechose à rapporter dans une autre pièce.

Faites la cuisine là où vous avez tous les ingrédients, près de la poubelle. C’est un exemple, mais je m’interdis de poser des éléments sur le plan de travail avant de les reprendre pour leur destination finale: ex je casse des oeufs, je ne pose pas la coquille sur le plan de travail pour ensuite les mettre à la poubelle, le plan de travail serait sale. Ils vont directement à la poubelle. J’épluche le concombre directement au dessus de la poubelle.

J’interdis (c’est mon coté FlyLady) à quiconque de mettre la vaisselle sale dans l’évier avant de la mettre dans le lave-vaisselle. C’est une bataille de chaque instant avec mon mari et ma fille!

La surqualité:

C’est lorsque l’on sort sa carte de « Mme Parfaite », si si vous voyez bien ce que je veux dire. Est il besoin que tout soit parfait? Faut il passer 5h chaque semaine à briquer sa maison pour s’autoriser à recevoir, est ce que 3h n’aurait pas suffit? Est il nécessaire d’être habillée, maquillée et coiffée tous les jours comme si on se rendait à un mariage? Est il nécessaire de passer des heures sur les devoirs du petit dernier pour qu’il ait 19,5/20 de moyenne pour frimer auprès des copines? Je ne sais pas ce qui est bien ou non pour vous, je vous demande juste de vous poser la question à chaque fois. Si la réponse est non, s’il est préférable de jouer un peu avec les enfants, de se détendre dans le canapé, de prendre du temps pour soi, alors on réduit, on débraye, on arrête de se mettre la pression…

Les mouvements inutiles:

Votre cuisine est elle bien organisée pour que le passage entre les différentes tâches soit le plus fluide possible, et votre bureau est il ergonomiquement conçu? Et le passage machine à laver/ lessive/sèche linge/ tancarville/dressing est il le mieux pensé pour vous faire faire le minimum de pas?

Repensez vos espaces, rangez les, étudiez vos déplacements pour vérifier s’il n’est pas possible de supprimer des déplacement inutiles?

Vous vous déplacez en voiture pour faire plusieurs courses, réfléchissez avant de le faire quel est le chemin le plus fluide, direct pour faire un passage par tous les magasins prévus. Les logisticiens vous dirons de vous arranger pour toujours tourner à droite à toutes les intersections.

Vous faites votre ménage et vous n’avez jamais le bon produit, vous retournez chercher le bon au placard de l’entrée. Personnellement, pour m’éviter des aller-retours, je transporte mes produits dans le seau qui me sert pour laver le sol. J’ai tout dedans, produits, éponge, serviettes,…. plus besoin de repasser au placard.

Les erreurs, les défauts:

L’essentiel pour moi, c’est de faire bien de suite. De ne pas y revenir. C’est une obsession chez moi car je n’ai pas le temps de refaire. Je mets donc beaucoup d’intention dans tout ce que je fais. Pas pour que ce soit parfait 🙂 mais pour que ce soit bien fait! 🙂

C’est aussi tout ce que l’on casse et qui génère du temps pour le remplacer. Si vous embouteillez votre voiture, il faudra prendre rendez vous avec l’assureur, le garagiste et cela vous coûtera de l’argent, alors que si vous n’embouteillez pas votre véhicule pour allez gagner du temps et de l’argent.

Les temps d’attente:

C’est tout ce qui vous fait attendre, entre deux tâches, lorsque vous attendez les enfants à leur cours car c’est trop court pour rentrer, le temps d’attente chez le médecin… Bref j’ai fait un article sur le sujet, pour les façons de les utiliser intelligemment puisqu’on ne peut pas toujours les éviter, c’est par ici.

La sous utilisation des compétences:

Petit mari et fille-chérie sont capables de vous aider si vous leur expliquez en quoi et comment le faire. Ne restez pas rigide sur le comment? Du moment que c’est bien fait, cela n’a pas besoin d’être fait exactement comme vous l’auriez fait. Des exemples: mettre la table, faire une lessive, mettre ses affaires dans le bac de linge sale…. Ne les sous-estimez pas ils sont capables de beaucoup s’ils sont bien « managés ». Ils apprennent vite et s’ils prouvent leur compétence il peuvent même avoir des tâches plus compliquées et une nouvelle formation :). Je plaisante à peine!

Et vous? Cherchez toujours à augmenter vos connaissances, vos compétences pour faire mieux, plus vite et plus. Lisez, faites des formations. Nous sommes en plein apprentissage tout au long de votre vie.

Alors qui a dit que les MUDA c’est que pour les professionnels de l’efficacité?

Je suis sure que vous avez plein d’exemples à vous pour mettre en pratique la chasse aux MUDA, au travail!

Etre plus efficace

Je sais je sais, je n’étais pas très présente ces dernières semaines. J’ai fait, pour le travail et pour ma vie personnelle, plusieurs formations, et j’avoue que cela a pris toute mon énergie et tout mon cerveau disponible, mais je reviens vers vous avec de la nouvelle matière à vous partager et en premier lieu ce que l’on cherche tous, a être plus efficace!!!

Ces conseils sont valables que ce soit pour la vie personnelle ou professionnelle.

Conseil n°1: Arrêtez de vérifier votre smartphone toute la journée et notamment lors de conversation avec les autres. C’est une question de savoir-vivre que beaucoup oublient. Lorsque l’on est dans une discussion pro ou perso, nous devons être là, disponible, dans le moment présent. Consulter son smartphone est une activité très chronophage où l’espace-temps est distendu. Souvent on ne se rend pas compte du temps passé sur les réseaux sociaux. Cela ne veut pas dire arrêter, c’est un formidable outil de connaissance et de partage, mais il doit etre mesuré en termes de temps et maîtrisé.

Conseil n°2: Arrêtez le multi-tâches, il réduit la productivité de 40%, il réduit la perception du cerveau des tâches en cours (on grignote sans mesurer les quantités, on conduit sans percevoir la longueur du chemin parcouru). Le multi-tâches ne sert vraiment que pour des tâches de routines sans importance: lancer une lessive- décongeler le repas du soir-préparer la quantité de goûters pour le lendemain. Sorti de ces tâches que votre cerveau fait sans besoin de réflexion, on se force à faire une tâche après l’autre en pleine conscience de ce que l’on fait.

Conseil n°3: Ne pensez pas sans arrêt à ceux qui vous font du tord. Cela peut paraître étonnant comme conseil mais lorsque le cerveau est dans le ressentiment il utilise beaucoup beaucoup d’énergie qui devrait être disponible pour autre chose. Digérez le passé, pardonnez, affranchissez vous du regard des autres et mettez votre énergie dans vos objectifs personnels, c’est bien plus productif. Ne restez pas dans le passé. Soyez ancré dans le présent et travaillez pour votre avenir. Détachez vous de toutes vos chaînes.

Conseil n°4: Arrêtez de procrastiner. C’est quoi procrastiner c’est remettre à demain, puis au lendemain certaines tâches.

  • N’attendez pas que le dossier soit parfait pour le faire, il ne le sera jamais, il n’y aura pas de meilleur moment, de meilleures connaissances. Vous avez besoin de vous documenter? ok, faites le pendant quelques jours puis on y va!
  • Créer l’urgence. Qui n’a jamais mieux travaillé dans l’urgence la veille d’un examen. Provoquez votre propre urgence: rendez vous avec un collègue pour avancer le dossier, présentation de l’avancée du dossier à votre chef, peu importe, créez vous votre propre dead line.
  • Découpez votre objectif en plus petites tâches afin de traiter chaque tâche comme un projet et donc d’avancer plus vite.
  • connaître ses heures de productivité: certains disent qu’il faut se coucher tôt et se lever tôt pour réaliser ses rêves mais nous ne sommes pas tous fait pareils. Certains sont du matin, d’autres du soir, il faut bien se connaître pour fixer le moment le plus adapté pour traiter un dossier un peu épineux, les autres tâches étant à réserver au reste de la journée.
  • Mesurer les heures passées sur votre objectif, cela vous permettra de mieux vous connaître de mieux mesurer un futur projet et de gagner du temps les fois suivantes. Pour cela il suffit de noter chaque fois que l’on passe du temps sur le projet et ensuite de sommer l’ensemble. Un bon outil est le chronodex:

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Un chronodex par jour (il en existe pour 24h) et chaque heure on note la tâche réalisée pour combien de temps. C’est un bon exercice sur un mois pour savoir où file votre temps.

Conseil n°5: Arrêtez de dire oui si vous pensez non: un nouveau dossier à traiter, une réunion à l’école qui vous ennuie, aller visiter tatie Danièle parce que vraiment ce n’est pas correcte de ne pas l’avoir vu depuis 10 ans? Faites ce dont vous avez envie et refusez ce qui vous ennuie. Il y aura déjà suffisamment de choses à faire par obligation pour ne pas se rajouter de la pression.

Avec ces 5 conseils vous êtes parés pour faire du bon boulot, aller, c’est parti!