Trello l’application pour ne plus jamais rien oublier

Je dois absolument remercier Simon Cavé l’auteur du blog Everlaab! Tout d’abord pour la grande qualité de ses articles (ça c’est entre nous!). Pour savoir écrire des articles qui me font progresser en organisation (ce que j’ai de plus en plus de mal à trouver, puisque j’ai un peu près tout lu du sujet et tout testé). Pour avoir inventé la formation: Master en efficacité et en productivité, que je dévore depuis quelques jours. Voila c’est fait! Il fait parti de ces blogueurs qui donnent un contenu de fou et sans que vous ne soyez encore passés par la case « paiement ». Cela devient très rare! (Et une fois que vous êtes passé par la case paiement, et bien c’est un contenu de fou aussi! 🙂 ).

Dans sa newsletter à laquelle je suis abonnée, il dévoile un trésor: Trello.

J’avoue que je ne connaissais pas cette application permettant de noter l’ensemble de ses actions à faire. J’en étais encore à mes carnets (J’ADORE les carnets à inscriptions ils disent mon humeur et mes envies, mais ils pèsent lourds dans mon sac) et à ma to do list informatique, statique et peu malléable.

Que l’on soit adepte de la méthode GTD, de la méthode ZTD, un cador en organisation ou tout simplement débutant dans ce domaine, et en recherche de s’améliorer, Trello est fait pour vous. Cette application est d’une facilité déconcertante!

Vous pouvez créer un tableau général avec vos projets ou un tableau par projet en cours:

Une fois à l’intérieur d’un projet vous pouvez l’organiser comme vous le souhaitez en sous projet et carte (c’est le nom pour une action).

Vous pouvez définir des date limites de réalisation, vous pouvez les prioriser, pour ma part j’utilise: rouge important/urgent; orange important/non urgent; vert non important/urgent à déléguer; de la matrice d’Eisenhower.

Chaque action peut être déplacée, exemple: lundi je dois retravailler la convention de coaching, elle est en orange donc importante/non urgente, je n’ai pas le temps de la faire aujourd’hui? Et bien, je la glisse dans le bloc « mardi » et je change la date limite à mardi 29.

Je peux ainsi décider quelles sont mes 3 actions obligatoires de la journée puis archiver les actions faites.

En quelques jours, c’est devenu mon outil de pilotage de mes différentes activités. Exit la procrastination (oui oui cela existe aussi chez les spécialistes de l’organisation de temps en temps). Je peux ainsi rester focus sur mes journées.

Quelques possibilités que je n’utilise pas? La possibilité de partager avec une équipe et donc de suivre un projet y compris avec les actions que l’on délègue. Ajouter des pièces jointes (limitées à 10Mo en version gratuite) pour les retrouver facilement lorsqu’il faudra travailler dessus ou le déléguer à quelqu’un avec tous les éléments s’y rapportant, je le ferai de temps en temps pour avoir tout sous la main.

Il existe une version business si l’on souhaite aller plus loin mais déjà avec mes 4 activités, je m’en sors très bien avec la version gratuite!

Laissez vous aller et notez y tout ce qui vous préoccupe. Videz votre tête dans cette application pour retrouver une belle sérénité. Trello est tellement facile d’usage et modulable que si au bout de quelques semaines vous souhaitez changer l’organisation de vos tableaux, ce sera facile comme bonjour!

La matrice d’Eisenhower pour organiser ses tâches

Cette méthode est valable pour organiser toutes les tâches aussi bien personnelles que professionnelles. J’ai pour ma part deux listes différentes car je ne veux pas voir mes listes professionnelles le week end, c’est psychologique sans doute, mais vous pouvez en avoir une seule.

La matrice est simple il faut classer les tâches:

  • urgente et importante: c’est celle à faire en priorité. Elle ne peut être faite que par toi car il faut l’assurance qu’elle soit vite faite et bien faite.
  • non urgente et importante: c’est celle à planifier que tu dois faire toi même car elle est importante.
  • Pas importante mais urgente: celle ci peut être déléguée et je t’y encourage. Mais qui dit délégation dit explication et contrôle qu’elle a bien été faite, mais comme elle est peu importante, tu prends moins de risque.
  • Pas importante et pas urgente: est il vraiment nécessaire de la garder?

La limite pour moi de cette méthode est la migration des tâches dans les quadrants, je m’explique: une tâche « non urgente et importante » peut devenir « urgente et importante ». Donc comment faire le suivi dans le temps, papier, excel, appli, je crois avoir tout essayé.

J’ai une méthode à moi qui repose sur le fait de définir la tâche un peu comme ces quadrants, tu peux aller voir mon post sur le sujet Organiser son temps: le planning, j’utilise wonderlist en application smartphone et web pour la maison:

  • pour les tâches « urgente importante » en les mettant comme prioritaires (étoile blanche sur fond rouge (je peux à tout moment aller sur la liste des prioritaires).
  • pour les tâches « pas urgente mais importante » je les note avec une date de réalisation, comme cela l’appli me la rappelle et si j’ai vraiment besoin de m’en rappeler à une heure précise je la renote dans le planning.
  • pour les tâches « urgente pas importante » il est possible dans wonderlist de la déléguer à quelqu’un qui a l’appli. J’avoue l’utiliser peu… je délègue peu… j’avoue c’est pas bien!…

wonderlist

Mais le concept le plus important dans cette méthode c’est quand même le dernier quadrant: « pas urgent et pas important », c’est à J.E.T.E.R!!!!!! Oui oui jeter!!!! Ne faites pas tout un tas de choses qui n’ont pas de sens pour vous. Ils remplissent vos agenda de choses inutiles au lieu de passer du temps à faire des choses nécessaires ou que vous aimez. Il est ESSENTIEL que vous fassiez la chasse à ce qui vous prend du temps et ensuite que vous réfléchissiez à comment les réduire au maximum. Pour vous aider lisez l’article suivant: Comment commencer???

Aller hop on trie ses tâches. Ca prend un peu de temps mais cela apporte une maîtrise de soi.

Bon dimanche les zamis

Source de l’image: penserchanger.com