Trello l’application pour ne plus jamais rien oublier

Je dois absolument remercier Simon Cavé l’auteur du blog Everlaab! Tout d’abord pour la grande qualité de ses articles (ça c’est entre nous!). Pour savoir écrire des articles qui me font progresser en organisation (ce que j’ai de plus en plus de mal à trouver, puisque j’ai un peu près tout lu du sujet et tout testé). Pour avoir inventé la formation: Master en efficacité et en productivité, que je dévore depuis quelques jours. Voila c’est fait! Il fait parti de ces blogueurs qui donnent un contenu de fou et sans que vous ne soyez encore passés par la case « paiement ». Cela devient très rare! (Et une fois que vous êtes passé par la case paiement, et bien c’est un contenu de fou aussi! 🙂 ).

Dans sa newsletter à laquelle je suis abonnée, il dévoile un trésor: Trello.

J’avoue que je ne connaissais pas cette application permettant de noter l’ensemble de ses actions à faire. J’en étais encore à mes carnets (J’ADORE les carnets à inscriptions ils disent mon humeur et mes envies, mais ils pèsent lourds dans mon sac) et à ma to do list informatique, statique et peu malléable.

Que l’on soit adepte de la méthode GTD, de la méthode ZTD, un cador en organisation ou tout simplement débutant dans ce domaine, et en recherche de s’améliorer, Trello est fait pour vous. Cette application est d’une facilité déconcertante!

Vous pouvez créer un tableau général avec vos projets ou un tableau par projet en cours:

Une fois à l’intérieur d’un projet vous pouvez l’organiser comme vous le souhaitez en sous projet et carte (c’est le nom pour une action).

Vous pouvez définir des date limites de réalisation, vous pouvez les prioriser, pour ma part j’utilise: rouge important/urgent; orange important/non urgent; vert non important/urgent à déléguer; de la matrice d’Eisenhower.

Chaque action peut être déplacée, exemple: lundi je dois retravailler la convention de coaching, elle est en orange donc importante/non urgente, je n’ai pas le temps de la faire aujourd’hui? Et bien, je la glisse dans le bloc « mardi » et je change la date limite à mardi 29.

Je peux ainsi décider quelles sont mes 3 actions obligatoires de la journée puis archiver les actions faites.

En quelques jours, c’est devenu mon outil de pilotage de mes différentes activités. Exit la procrastination (oui oui cela existe aussi chez les spécialistes de l’organisation de temps en temps). Je peux ainsi rester focus sur mes journées.

Quelques possibilités que je n’utilise pas? La possibilité de partager avec une équipe et donc de suivre un projet y compris avec les actions que l’on délègue. Ajouter des pièces jointes (limitées à 10Mo en version gratuite) pour les retrouver facilement lorsqu’il faudra travailler dessus ou le déléguer à quelqu’un avec tous les éléments s’y rapportant, je le ferai de temps en temps pour avoir tout sous la main.

Il existe une version business si l’on souhaite aller plus loin mais déjà avec mes 4 activités, je m’en sors très bien avec la version gratuite!

Laissez vous aller et notez y tout ce qui vous préoccupe. Videz votre tête dans cette application pour retrouver une belle sérénité. Trello est tellement facile d’usage et modulable que si au bout de quelques semaines vous souhaitez changer l’organisation de vos tableaux, ce sera facile comme bonjour!

Comment être organisé et performant dans son travail

16 actions à mettre en place au travail pour s’assurer sérénité et performance:

  1. Rangez votre bureau (bureau physique et bureau d’ordinateur) : car lorsque tout est clair et bien rangé, c’est plus simple de tout retrouver, de savoir où nous en sommes de nos dossiers. Les gens avec un bureau en vrac qui vous disent que c’est la preuve d’un bureau créatif vous mentent. J’ai rencontré beaucoup de manageurs et seuls les organisés réussissent. Les autres passent d’urgence en urgence, de feux en feux.
  2. Organisez vos rétro-planning : une limite pour rendre un dossier? Fabriquez vos rétro-plannings et gardez un peu de temps pour les imprévus surtout si vous déléguez certaines tâches.
  3. Préparez votre bureau pour le lendemain, vérifiez les rdv des jours suivants, prenez les documents adéquats si vous êtes en déplacement. Rien de pire que d’avoir oublié un document et de devoir faire un crochet au bureau avant le rendez vous pour récupérer le précieux document.
  4. Peaufinez la « to do list » avec le détail des choses à faire. Notez pour le lendemain le 1er gros dossier à faire avant tous les autres (votre cerveau sera tout frais et opérationnel). Je vous conseille même d’y mettre le truc que vous n’aimez pas: faire la prospection commercial, terminer un dossier compliqué. Et surtout mettez y le fruit de votre procrastination: dossier d’il y a deux semaines qui devrait déjà être fini….
  5. Lancez vous dans le Miracle Morning : je me lève 1h30 avant de m’occuper de ma fille; 1h pour préparer ma journée, lire, me former ; 30mn pour me préparer. Je vous présenterai la démarche prochainement.
  6. Triez les emails avec la méthode GTD (LA Méthode d’Organisation: GTD): si cela prend moins de 2mn répondre de suite, un jour peut-être (à classer), les emails où vous devez une réponse consistante restent dans la boite de réception comme « à traiter », le reste poubelle.
  7. Faîtes une tâche après l’autre. Longtemps on a félicité les personnes multitâches, aujourd’hui on sait que c’est vecteur de stress,favorise le burn out et que c’est en fait peu efficace. Une chose à la fois faite du début à la fin (cela procure de la satisfaction).
  8. Jouez pour libérer la créativité : On sous estime le pouvoir du jeu dans nos sociétés occidentalisées. C’est pourtant vecteur d’appartenance aux entreprises et participe au bien être au travail.
  9. Mettez en place la règle des 2/3 et 1/3; laisser du temps dans l’agenda pour les imprévues (1/3 hein, pas 2/3).
  10. Connaissez vos biorythmes pour savoir quel est le moment le plus propice aux travaux laborieux et longs.
  11. Pour les dossiers longs ne permettant pas de fractionner en 25 minutes (Pomodoro ou l’art de gérer son temps avec une tomate…), faîtes des sessions de travail de 45mn et quand la concentration diminue, faire une pause puis reprendre si le dossier n’est pas terminé.
  12. Concentrez-vous sur les tâches à haute valeur ajoutée, 20% de l’activité génère 80% du résultat (je reviendrai sur la loi de Pareto).
  13. Arrêtez de vous précipiter sur ses mails dès leur arrivée : supprimer alertes et même si vous le pouvez ne regardez vos mails que deux fois par jour. Vous verrez le monde ne s’écroule pas (si si testez) et en plus cela laisse le temps de faire les autres dossiers à fond. Vous avez le droit à la déconnexion!
  14. N’assistez pas à toutes les réunions, mais uniquement celles qui sont nécessaires. Je sais ce n’est pas facile quand on vous invite. Nous avons tous subi ce type réunion : pas d’ordre du jour, pas d’actions définies, pas de compte rendu et une réunion qui déborde des horaires fixés. C’est simple, je n’y vais plus ! J’attends le compte rendu (hé hé). Par contre lorsque c’est moi qui les organise je me fais fort de mettre l’ordre du jour dans l’invitation, de caler la durée, de m’y tenir et de faire un compte rendu. C’est par l’exemple aussi que les autres apprennent.
  15. Ne soyez pas tout le temps accessible pour ses collaborateurs. A ne pas confondre avec: être toujours indisponible pour ses collaborateurs. Savoir fermer sa porte pour être au calme sur un dossier et la réouvrir pour laisser les collaborateurs entrer ou même mieux, leur proposer un café. Un manageur est quelqu’un de lisible dans ses actions. Comme on le sait abordable, on ne lui tient pas rigueur de ses indisponibilités.
  16. Refusez une surcharge de travail : un planning bien tenu, des dossiers bien planifiés permettent de dire où l’on en est de sa charge de travail et donc de répondre avec fiabilité si l’on prend ce travail supplémentaire ou si on ne le prend pas.

Evidemment ce qui est valable au bureau est valable à la maison…

10 idées de cadeaux pour s’organiser

Comme nous avons commencé la liste des achats de Noël. Si Si… Voilà quelques idées pour offrir à une amie débordée, à son petit patron préféré mais bordélique.

1, 2 et 3 : L’agenda amusant, les plannings hilarants, calendrier d’anniversaire,… :

Vous en trouverez des dizaines dans les boutiques, bien souvent des supermarchés. La tendance à l’organisation est en vogue. Le plus dur, trouver le format qui vous convient (petit pour mettre dans votre sac, moyen ou grand à afficher dans la cuisine pour les aveugles)ou la destination (vous ou votre famille).

4 : Le kakebo :

image002

C’est un agenda des dépenses très développé chez nos amis du soleil levant. Il permet de noter toutes les dépenses chaque jour. J’ai dit toutes. Oui oui. Offrez le à un ami dépensier qui dit à chaque fin de mois qu’il ne va pas y arriver et qui vient tous les matins avec une nouvelle paire de chaussures.

5 : Des boites pour les enfants :

Quoi non ? C’est chouette les boites… toutes colorées avec des super héros dessus… bon ok, on fait un cadeau chouette souhaité au père Noël et on apporte des boites colorées avec. Et même pour les zéro-déchets, on met les cadeaux désirés dans les boites colorées comme ça pas de déchets… Et avec ces boites, la maman va pouvoir à peu près tout ranger !! Playmob*** qui trainent et qu’on ne retrouve jamais sauf avalés par l’aspirateur automatique, cubes, centaines de crayons et feutres, dinettes, … tout, mes amis, tout peut être stocké dans une jolie boite. Et même choupette sait ranger ses jouets dans les bonnes boites. Je vais vous donner un petit conseil : les enfants ne jouent qu’avec des jouets triés. Si il y a des playmomachins partout dans la pièce, jamais ils ne sauront se focaliser sur ce qu’ils ont pour créer leur monde. Faites le test de ranger et ils joueront à nouveau avec les jouets délaissés. Parole d’expert !

6 : Tableau magnétique pour le maquillage :

C’est quoi ça ? et bien vous trouvez un joli cadre de récup, vous le bombez doré ou argenté avec un fond noir magnétique et ensuite vous collez des gommettes magnétiques sous le maquillage de votre belle sœur et hop !! un joli tableau a accrocher dans la salle de bain. Les cosmétiques sont de plus en plus des œuvres d’art donc jolis à l’œil et pleins de couleurs. En plus elle gagnera du temps tous les matins en ne cherchant pas des heures au fond du pot à crayon le dernier eyeliner minuscule de sa collection.

7 : Des boites de rangement quincaillerie modulables :

image005

Oui oui là on touche au glamour. Quoique… ils commencent à en faire des transparentes et des roses, ils ont vu le créneau de la ménagère organisée se développer.

Ça sert à peu près à tout chez moi : piles, élastiques et attaches en tout genre des cheveux de ma fille et moi, boite à bijoux pour ma fille, boite à élastique pour bracelet. Tout reste bien rangé. Certaines s’adaptent à la taille du matériel. Et elles s’empilent facilement si on respecte un certain type de boite.

8 : Suspension d’armoire version semainier :

image008

J’ai installé cela dans mon armoire de l’entrée. Une case par jour pour préparer l’ensemble des habits de la semaine pour ma fille. Comme ça plus de casse-tête, je regarde la météo avant, choisis les vêtements avec elle et hop on est prêt pour une semaine.

9 : Le sac dans le sac :

Oui oui je sais je vous ai déjà fait le coup cette semaine, je n’en rajouterai plus sur l’intérêt de ce machin. Pour ceux qui débarquent jetez un œil sur mon post de cette semaine (lien).

10 : des pinces double clip (c’est le petit nom officiel) :

image011

Qui ne s’est jamais retrouvé en fâcheuse posture sous le bureau à rechercher son câble USB ou énergie qui s’étaient fait la malle alors que grand patron débarque dans le bureau ??? Jetez moi la première pierre… Et bien c’est fini. On fixe la pince au bureau et on glisse le câble dans les pattes rondes et hop, ça tient !

Bon d’accord, vous allez me dire que tous ces cadeaux ne sont pas très glamours. Ok Ok. D’abord certains peuvent être customisés, à l’air du « fait maison » cela peut séduire certains de vos amis. Moi j’y suis sensible plutôt que de recevoir un quelconque cadeau acheté dans un quelconque magasin uniquement pour me faire un cadeau.

Ensuite, j’ai voulu absolument rester dans une enveloppe d’environ 15 euros. Cela vous montre que vraiment s’organiser c’est pas cher et à la portée de tous. Donc plus d’excuse pour faire ou se faire plaisir…

Organiser son temps: le planning

Vous aurez compris que ma passion est d’optimiser le temps !

J’ai lu un jour, de je ne sais plus qui, que lorsqu’on a le choix entre du temps et de l’agent, il faut systématiquement choisir le temps car c’est le facteur limitant. Il n’y a que 24h dans une journée alors que vous pouvez devenir riche à milliards.

Je teste tout ce qui peut m’en faire gagner, et le temps gagné me sert à passer plus de temps avec ceux que j’aime, avancer sur mes objectifs de vie ou profiter tout simplement de la vie pour faire des choses pour moi !

Nous avons vu dans un précédent post que je note absolument tout ce qui a une temporalité dans mon agenda :

  • Les rendez-vous professionnels ou privés.
  • Les dossiers pros lorsqu’il y a une dead line.
  • Les choses à aller chercher : supermarché-drive, surgelés-drive, la livraison des fromages de l’école de choupette, la livraison des chocolats de l’école de choupette…
  • Les choses à ne pas oublier : piscine de choupette le lundi, donc dimanche préparation du sac piscine de choupette.
  • Les anniversaires bien sûr !
  • La planification de mes séances de sport (rendez-vous avec moi-même).
  • Les activités de choupette et leur date de fin (pour ne pas y courir après la clôture… du vécu !!).
  • Les invitations de choupette.
  • Les déplacements de petit mari (pour ne pas oublier et pour mieux planifier les repas et les courses).
  • Les jours fériés (les plannings informatiques le font automatiquement si on coche la case « intégrer les jours fériés au planning »)
  • Les galas de fille et beau-fils dès que je le sais.
  • Les déjeuners à la maison et chez les autres.
  • Les invitations, à d’autres, pour garder ma fille quand je suis en déplacement.

J’ai défini du rose pour le pro et du gris pour le privé comme cela visuellement je sais ce que je fais. Mais vous pouvez vous faire plaisir avec plein de couleurs différentes (c’est joli).

Il est possible de placer des rendez-vous toutes les semaines et d’ensuite supprimer une ou deux occurrences : ex ma fille fait de la gym tous les lundis sauf durant les vacances scolaires. Je supprime donc les rendez-vous gym des lundis de vacances pour que le planning soit bien la fidèle réalité.

Je note systématiquement les adresses pour les retrouver vite quand j’ai besoin de programmer un navigateur, sans rechercher un mail d’il y a deux mois avec l’adresse dedans).

Je me programme des rappels à 30mn, 1h (cela dépend des trajets nécessaires pour m’y rendre), ou la veille (notamment les anniversaires ; pour mon neveu qui habite loin, le rappel d’anniversaire est à 3 jours, le temps d’écrire une petite carte, de la poster et qu’elle arrive).

Cela me permet de regarder tous les matins le planning de la journée et de m’y préparer ou d’emmener ce qu’il faut de papier, de matériels nécessaires.

Cela me permet aussi de balayer la semaine voir les 15 jours prochains pour noter, notamment dans les courses les cadeaux à acheter : chocolat pour choupette qui va chez sa copine, bouteille de vin pour nous qui allons chez nos copains, cadeaux pour l’anniversaire de copine de classe, carte pour l’anniversaire du neveu.

Mon objectif est de faire de tout cela une routine où je n’ai plus besoin de courir en dernière minute pour acheter un truc parce que, mince, j’avais oublié le rendez-vous de demain, ou de bosser toute la nuit parce que je viens juste de me rendre compte que le dossier Dupont est à rendre demain.

Je peux aussi prendre un nouveau rendez-vous pro ou privé en toute connaissance de mon planning ou de refuser une charge supplémentaire si celui-ci ne le permet pas : non chéri nous n’inviterons pas ton collègue RH et sa femme dimanche midi, regarde le planning est déjà bien rempli pour le weekend mais c’est ok pour le weekend prochain.

Vous constaterez que je ne préconise aucun support de planning. C’est un choix de préférence personnel. J’ai choisi l’informatique, parce que je n’ai pas une très belle écriture, que j’aime la couleur, qu’un rendez-vous est vite supprimé et repositionné sans sortir la gomme ou le blanc (que je déteste), que l’on peut inviter des participants (ex : la nounou pour la garde de ma fille durant mes absences professionnelles) et partager le planning. Tous ces points sont difficiles à faire dans un agenda papier.

De plus, je l’ai sur moi dès que besoin, en effet, s’il est nécessaire de noter ailleurs pour le reporter ensuite sur le planning ou dire que l’on recontactera la personne, c’est une perte de temps. Et la perte de temps vous savez maintenant ce que j’en pense….

Vos Objectifs doivent être SMART

Aujourd’hui un petit post.

En terme d’organisation de vie il est important de connaitre exactement les objectifs que l’on se fixe.

Je vous demande de prendre du temps pour définir quelles sont vos objectifs de vie. Et de les rendre SMART. C’est une technique très efficace pour faire le point.

Je reviens demain pour ramasser les copies 😉

Belle journée organisée à vous

Pomodoro ou l’art de gérer son temps avec une tomate…

Je plaisante bien entendu. La méthode Pomodoro est une méthode des années 80, très efficace, de gestion du temps à l’aide d’un minuteur. Celui ci est représenté par une tomate.

Je la trouve très adaptée professionnellement pour donner un coup de collier sur une ou plusieurs tâches qui demandent environ 25mn d’attention.Mais dès que le projet est long le fractionnement de cette méthode ne me convient plus (le minuteur me demande de faire une pause alors que je n’ai pas fini cela m’agace).

Elle est aussi très adaptée pour le rangement de la maison ou le désencombrement.

Je vous explique la méthode:

25mn de travail-5mn de pause-25mn de travail-5mn de pause-25mn de travail-5mn de pause-25mn de travail et…. 15 ou 20mn de pause… je m’accorde un thé avec mes copines-collègues ou je bouquine à la maison sur mon canapé.

C’est très efficace car on reste vraiment concentré pendant 25mn. Je l’utilise souvent avant les congés car cela permet d’avancer vite sur tous les dossiers avant de partir.

Il vous faut seulement un minuteur, mais il existe des applications smartphone toutes faites qui portent le nom de la méthode.

A vous de jouer!

LA Méthode d’Organisation: GTD

C’est pour moi LE livre d’organisation par excellence. Il peut sembler très complet voir trop complet mais plus je le lis relis et plus j’intègre des propositions de ce livre.

La première des choses c’est de lister les projets que l’on a: 10ème anniversaire de mariage, création d’un blog, …

La deuxième chose et la plus longue: recenser tous (j’ai dit tout,… si si videz vos poches, votre cerveau, aller hop) les choses à faire. Chaque fois que nous pensons a faire une action, elle vient et revient polluer votre cerveau, ne laissant pas de repos. Ecrivez la et miracle, votre cerveau se calme. Ensuite il faut trouver le support le plus adéquat: liste d’application smartphone, liste papier,… ce qui vous convient le plus. J’ai fait les deux mais mon préféré est wunderlist sur android, on peut y noter les projets et ensuite les actions associées. On peut qualifier les actions prioritaires et bien entendu faire disparaitre les actions en les cochant. Il est possible d’avoir une liste unique, moi j’en ai deux: une pour le perso (wunderlist) et une pour le boulot: tâches sur outlook, car quand je suis à la maison je préfère ne pas me turlupiner avec les actions du boulot….

Troisième chose c’est de noter dans un agenda commun toutes les actions et rdv à date. Toutes, et avec des rappels adaptés en terme de délai: exemple ma fille va à la piscine avec l’école le lundi, j’aime donc que mon agenda me rappelle le dimanche de lui préparer son sac. La j’insiste, un seul agenda: outlook pour moi. Je mets des codes couleurs en fonction des activités: travail, perso et surtout si c’est un agenda de boulot comme le mien n’oubliez pas de mettre en privé les rdv perso du genre: « rdv test de pool danse » au risque de croiser des sourires à la cafet’.

Ensuite la liste des actions en attente déléguée: il est parfois utile d’avoir une liste pour relancer les actions. Les supports de listes permettent de les transférer et de garder une trace.

Et le meilleur conseil: si une action dure peu de temps, faites la de suite. C’est ce que je fais notamment avec mes emails. Si j’ai la réponse je réponds de suite et classe le mail. Mais je reviendrais sur ces principes dans d’autres posts.

La méthode est évidemment bien plus complète que cela: on y parle aussi système de classement dématérialisé ou physique. Je vous laisse approfondir cette mine d’organisation et trouver celle qui vous convient.